BAHAN TUGAS SMA KELAS 10
PLANNING
(PERENCANAAN)
Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara
sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah
tertentu. Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber
yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan
secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses
manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala
sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi.
Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus
dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan
penganggaran (budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana
kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai
tujuan organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan
tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis
organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan
eksternal.
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan
perencanaan, yakni harus SMART. SMART yaitu Specific artinya
perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar
dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja
organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya
dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak
dapat dilaksanakan. Realistic artinya sesuai dengan
kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu
sulit. Time artinya ada batas waktu yang jelas.
Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai
dan dievaluasi.
Setelah merencanakan aktivitas organisasi secara sistematis dan terukur, maka
perlu juga melakukan perencanaan penganggaran untuk pelaksanaan kegiatan.
Prinsip dalam melakukan perencanaan penganggaran,adalah mengunakan segala sumber
daya keuangan secara efesien dan se-efektif mungkin. Hal ini perlu direncanakan
secara serius, agar organisasi tidak melakukan pemborosan, keuangan, selain itu
sekaligus juga melihat sumber-sumber daya keuangan yang bisa diperoleh dari
luar organisasi.
Langkah-langkah
dalam membuat perencanaan :
1.
Analisis situasi & identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi
terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. dalam
melakukan analisa situasi dapat menggunakan teknik analisis SWOT
2. Menentukan
skala prioritas
Setelah dianalisa dan
mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas
terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang mendesak
didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi
3. Menentukan
tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan
penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur
capaiannya.
4. Menyusun
rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)
ORGANIZING
(PENGORGANISASIAN)
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian
tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan
kompetensi SDM yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan
ini merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya
sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi,
serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan
program dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, tugas
pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda,
mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh kemampuan kesuatu
arah tertentu.
Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing
(penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing
sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada
tempat yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi
tersebut akan terjamin. Fungsi pemimpin disini adalah mampu menempatkan the
right man in the right place. Pemimpin harus mampu melihat potensi-potensi
SDM yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas roda
organisasi. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas tertentu, maka
perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM tersebut agar
bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.
Langkah-langkah Pengorganisasian :
- Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai)
- Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi)
- Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)
- Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
ACTUATING
(PENGGERAKAN)
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti
bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab.
Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan
untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus
sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus
bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi
masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang
telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua anggota
kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi.
Dalam mengimplementasikan aktivitas
organisasi, pelaku organisasi harus :
- Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
- Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
- Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
- Tugas yang diberikan cukup relevan,
- Hubungan harmonis antar rekan kerja.
Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan
dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam
mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah pada
pencapaian tujuan program dan organisasi. Sedangkan koordinasi yakni suatu
aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana
kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari
kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam
bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan. Koordinasi
ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju
ke satu arah yang telah ditentukan.
Pekerjaan
memimpin meliputi lima kegiatan yaitu :
1.
Mengambil keputusan
2.
Mengadakan komunikasi agar ada saling
pengertian antara pemimpin dan bawahan.
3.
Memberi semangat, inspirasi, dan
dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
4.
Memilih orang-orang yang menjadi anggota
kelompoknya secara tepat
5.
Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap
bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam
memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah
petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para
pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar
pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction
(perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika
perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari
staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam
melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara
mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan)
apabila staff bekerja secara baik.
Tujuan
Actuating (Penggerakan) adalah :
1.
Menciptakan
kerjasama yang lebih efisien
2.
Mengembangkan
kemampuan & keterampilan staf
3.
Menumbuhkan
rasa memiliki & menyukai pekerjaan
4.
Mengusahakan
suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
5.
Membuat
organisasi berkembang secara dinamis.
CONTROLLING (PENGENDALIAN/
PENGAWASAN)
Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program
dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat
mengadakan koreksi. Dengan demikian apa yang dilakukan staff dapat diarahkan
kejalan yang tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
Inti dari controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai
dengan rencana.
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan
program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan,
inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda,
tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan,
pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera
dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan
situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.
Proses pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan
mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan
pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk
mengambil tindakan korektif sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif,
terhadap aktivitas organisasi, maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan
dengan lebih baik.
Manfaat pengawasan :
1.
Dapat mengetahui sejauh mana program
telah dilaksanakan
2.
Dapat mengetahui adanya penyimpangan
3.
Dapat mengetahui apakah waktu &
sumber daya mencukup
4.
Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya
penyimpangan
5.
Dapat mengetahu staff yang perlu
diberikan penghargaan/promosi
Proses controlling meliputi :
1.
Menentukan
standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,
2.
Mengukur
pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi
terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,
3.
Membandingkan
pelaksanaan atau hasil dengan standar.
4.
Melakukan
tindakan perbaikan.
5.
Meninjau dan menganalisis ulang rencana.
Kembali
membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai
dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan
program yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk
dicapai.
Pengawasan
dibedakan menurut sifat dan waktunya :
- Preventive control
Pengawasan
yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan
kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk
rekruitmen anggota
- Repressive control
Pengawasan
yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari
pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan
pengukuran capaian hasil)
- Pengawasan saat proses dilakukan
Pengawasan
yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan
mengadakan korkesi jika ada penyimpangan
- Pengawasan berkala
Pengawasan
yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan
sekali, 2 atau 3 bulan)
- Pengawasan mendadak (sidak)
Pengawasan
yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan
menghindari terjadinya penyimpangan
- Pengawasan Melekat (waskat)
Pengawasan
yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk
tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan
sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan
Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling
termasuk adalah evaluasi dan pelaporan. Evaluasi merupakan suatu
penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program. Dalam melakukan
evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup capaian tujuan kegiatan, kinerja staff,
pengetahuan staff, efektifitas dan efesiensi penganggaran dan proses kegiatan.
Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau
pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan
fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.
Controlling akan mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat
agar tidak melakukan penyimpangan dalam pencapaian tujuan. Untuk itu controlling
haruslah dilakukan secara bertanggung jawab dan dengan standar organisasi,
sehingga pelaku-pelaku organisasi tetap bekerja secara maksimal dan fokus pada
pencapaian tujuan organisasi.
No comments:
Post a Comment